Organizar los espacios de la oficina parece una cuestión de disposición: cuántos escritorios, cuántas salas, dónde ponerlos. En realidad empieza mucho antes, con una sola pregunta: ¿cómo trabajan de verdad las personas que pasan allí sus jornadas? Es de ahí de donde nace un espacio que funciona.
Partir de cómo se trabaja
Cada equipo tiene una mezcla distinta de actividades: concentración, colaboración, reuniones, tiempo fuera de la sede, momentos informales. Organizar la oficina significa dar a cada una de estas actividades el espacio adecuado, en la cantidad adecuada. Por eso partimos de un retrato real de cómo se trabaja, obtenido con entrevistas y encuestas sobre el «día tipo».
Las zonas del espacio de trabajo
De ese retrato nacen las zonas. Las áreas de concentración, donde el silencio cuenta. Las áreas de colaboración, pensadas para el intercambio. Los espacios de apoyo —salas de reuniones, cabinas telefónicas, áreas de impresión. Y los espacios informales, donde nacen los intercambios que ninguna sala programa. Organizar los espacios de la oficina significa disponer estas zonas de modo que se sostengan mutuamente.
Dar la medida justa
¿Cuántos puestos de trabajo se necesitan de verdad? ¿Cuántas salas, de qué tamaño? Aquí la organización se convierte en números. Con el estándar BOMA medimos la eficiencia del espacio de forma objetiva, y con el ratio de escritorios compartidos calibramos los puestos sobre la presencia real de las personas. El resultado es un espacio dimensionado sobre el uso, que evita tanto el hacinamiento como los metros cuadrados desperdiciados.
Los errores más comunes
Las oficinas organizadas «a ojo» se reconocen: salas de reuniones siempre vacías y escritorios siempre llenos, áreas informales convertidas en almacén, pasillos que alargan cada recorrido. Son las señales de un espacio diseñado sobre el papel, lejos del uso real. Se corrigen volviendo a partir de los datos y reorganizando las zonas en torno al uso real.
El método: primero los datos, luego el espacio
Organizar bien una oficina es un método, hecho de datos y decisiones repetibles. El nuestro es el Community Based Design: las necesidades detectadas se convierten en metros cuadrados y entornos de trabajo gracias a un software propietario, afinado sobre 2,7 millones de m² proyectados. Primero los datos sobre cómo se trabaja, luego el espacio que los pone en práctica.
En una línea
Organizar los espacios de la oficina significa partir de cómo trabajan las personas, traducirlo en zonas y medidas, y verificarlo sobre el uso real. Es el modo en que un espacio de trabajo deja de ser un contenedor y se convierte en una herramienta. Es esto lo que queremos decir cuando decimos your space our project.