Cuando una empresa pide optimizar la distribución, casi siempre piensa en recuperar puestos de trabajo. El problema real es otro: el espacio disponible está repartido en las proporciones equivocadas respecto a cómo trabajan las personas. La cuestión no es añadir escritorios: es entender dónde están las proporciones fuera de eje.
La base objetiva: medición BOMA del espacio
Toda optimización parte de la superficie neta utilizable. El estándar BOMA (Building Owners and Managers Association) proporciona el método: separa la superficie computable a efectos de uso de la no computable —pilares, patinillos, espesores de muro— y devuelve el dato en bruto sobre el que trabajar. Sin esta medición, todo razonamiento sobre las proporciones entre puestos de trabajo y áreas de apoyo queda aproximado.
NÚCLEO
GEA
GIA
NLA
NIA
NOA/NUA
Entender cómo se trabaja: entrevistas y encuestas
La superficie dice cuánto espacio hay. Las entrevistas y encuestas dicen cómo se usa. Con nuestra encuesta sobre el día tipo detectamos —para cada equipo— la mezcla real de actividades: cuántas horas de trabajo individual en concentración, cuánta colaboración, cuántas llamadas, cuánto tiempo fuera de la sede. Emergen las necesidades expresadas y las latentes: las primeras declaradas, las segundas visibles solo observando cómo se ocupa realmente el espacio. Es el mismo método que usamos para calibrar el ratio de escritorios compartidos.
Dimensionar los entornos de trabajo sobre el uso real
Cruzando la superficie BOMA y los datos de uso se llega al plan de los entornos de trabajo: puestos compartidos, áreas de colaboración abierta, salas pequeñas para llamadas y reuniones breves, zonas para la concentración, áreas de apoyo. La proporción entre estos lugares no es una elección estética: depende de las cifras de la encuesta. Una empresa con alta movilidad y muchas llamadas necesita una composición distinta de la de un equipo que trabaja principalmente en concentración. El software propietario de ARCHIlabs cruza estos datos y equilibra densidad, confort y mezcla de actividades antes de que la distribución tome forma. Este es el punto en el que la optimización se convierte en proyecto: un espacio que habilita el trabajo de las personas que lo viven cada día.