Organizzare gli spazi dell'ufficio sembra una questione di disposizione: quante scrivanie, quante sale, dove metterle. In realtà comincia molto prima, da una domanda sola: come lavorano davvero le persone che ci passano le giornate? È da lì che nasce uno spazio che funziona.
Partire da come si lavora
Ogni team ha un mix diverso di attività: concentrazione, collaborazione, riunioni, tempo fuori sede, momenti informali. Organizzare l'ufficio significa dare a ciascuna di queste attività lo spazio giusto, nella quantità giusta. Per questo partiamo da un ritratto reale di come si lavora, ottenuto con interviste e survey sulla «giornata tipo».
Le zone dello spazio di lavoro
Da quel ritratto nascono le zone. Le aree di concentrazione, dove il silenzio conta. Le aree di collaborazione, pensate per il confronto. Gli spazi di supporto – sale riunioni, phone booth, aree stampa. E gli spazi informali, dove nascono gli scambi che nessuna sala programma. Organizzare gli spazi dell'ufficio vuol dire disporre queste zone in modo che si sostengano a vicenda.
Dare la misura giusta
Quante postazioni servono davvero? Quante sale, di che dimensione? Qui l'organizzazione diventa numeri. Con lo standard BOMA misuriamo l'efficienza dello spazio in modo oggettivo, e con il desk sharing ratio calibriamo le postazioni sulla presenza reale delle persone. Il risultato è uno spazio dimensionato sull'uso, che evita sia l'affollamento sia i metri quadri sprecati.
Gli errori più comuni
Gli uffici organizzati «a sensazione» si riconoscono: sale riunioni sempre vuote e scrivanie sempre piene, aree informali diventate deposito, corridoi che allungano ogni percorso. Sono i segnali di uno spazio disegnato a tavolino, lontano dall'uso reale. Si correggono ripartendo dai dati e riorganizzando le zone attorno all'uso reale.
Il metodo: prima i dati, poi lo spazio
Organizzare bene un ufficio è un metodo, fatto di dati e scelte ripetibili. Il nostro è il Community Based Design: le esigenze rilevate diventano metri quadri e work setting grazie a un software proprietario, affinato su 2,7 milioni di mq progettati. Prima i dati su come si lavora, poi lo spazio che li mette in pratica.
In una riga
Organizzare gli spazi dell'ufficio significa partire da come lavorano le persone, tradurlo in zone e misure, e verificarlo sull'uso reale. È il modo in cui uno spazio di lavoro smette di essere un contenitore e diventa uno strumento. È questo che intendiamo quando diciamo your space our project.