«Diseñar la oficina por actividad» lo dice todo el mundo. Pero el espacio no es neutro: habilita u obstaculiza. Y una oficina activity-based dibujada de catálogo – tantas cabinas telefónicas, tantas áreas de descanso – a menudo obstaculiza: las cabinas quedan vacías, los escritorios siempre llenos, las áreas informales se convierten en almacén. El defecto es casi siempre el mismo: los lugares se deciden sin medir cómo se trabaja.
Qué es, en breve
Activity-Based Working significa que nadie tiene un puesto asignado: la oficina se convierte en un conjunto de lugares distintos – para concentrarse, colaborar, hacer una llamada, reunirse – y cada uno elige dónde estar según lo que está haciendo. Sobre el papel libera espacio y da flexibilidad. En la práctica funciona solo si esos lugares están dimensionados según cómo trabaja realmente la empresa.
Los datos antes que los lugares: la encuesta
Para nosotros un proyecto ABW no parte de un layout: parte de los datos. Con entrevistas y una encuesta reconstruimos la «jornada tipo» de cada equipo – cuánta concentración, cuánta colaboración y de qué tipo, cuánto tiempo fuera de la sede – haciendo emerger las necesidades expresadas y las latentes, las que nadie declara pero que el espacio debe acoger igualmente. A partir de ahí sabemos cuántos lugares hacen falta, de qué tipo y en qué proporción. Es el mismo dato medido que gobierna el ratio de escritorios compartidos.
Los seis perfiles tipo: a cada mezcla de actividades en la «jornada tipo» le corresponde un ratio de escritorios compartidos.
De los datos a los entornos de trabajo
Solo en ese momento diseñamos los entornos de trabajo – los ingredientes de la planificación de espacios. Para cada actividad identificamos el área que la hace posible, incluidas las que parecen superfluas y en cambio son decisivas. El espacio moldea los comportamientos de las personas, y la medición inicial es lo que hace que estos lugares se usen de verdad.
Ejemplos de entornos de trabajo: puesto operativo, cabina telefónica, sala de silencio, sala de reuniones, área de descanso, mesa de proyecto, área informal.
De la actividad a la comunidad
El ABW organiza el espacio por actividad. El paso siguiente es organizarlo en torno a las personas que trabajan juntas: es lo que llamamos Community Based Design. Tomamos prestados los modelos de la ciudad – la plaza, la calle, los lugares de encuentro – para dar forma al lugar en el que una comunidad de trabajo se reconoce, se confronta y crece.