Cada vez más empresas quieren reducir el número de puestos: menos escritorios asignados, más espacio compartido, metros cuadrados liberados. El número que gobierna esta elección es el ratio de escritorios compartidos. Usarlo bien, sin embargo, requiere entender primero cómo se trabaja de verdad – porque un ratio equivocado no ahorra: hace daño.
Qué es el ratio de escritorios compartidos
El ratio de escritorios compartidos expresa cuántas personas comparten un puesto de trabajo. El primer número es el puesto, el segundo las personas: 1:1 significa un escritorio por persona (modelo tradicional); 1:1,5 significa dos puestos por cada tres personas; 1:3 un puesto por cada tres personas. Cuanto más crece el segundo número, más se comparte el espacio y más metros cuadrados se liberan.
Dicho así parece solo una palanca para recortar. En realidad es una elección de diseño: indica cuánto está presente una organización en la sede, cuánto trabaja fuera y cuánto sus actividades requieren un puesto fijo en lugar de espacios distintos a lo largo del día.
No existe un ratio: depende del perfil de trabajo
El error más común es buscar «el» ratio correcto para toda la empresa. Pero una empresa no está formada por personas todas iguales: está formada por perfiles de trabajo distintos, cada uno con su propia presencia en la oficina y su propia mezcla de actividades. Y cada perfil tiene su ratio.
Estos son los cuatro perfiles tipo principales que usamos en nuestros análisis. Para cada uno, el anillo muestra cómo se distribuyen las actividades a lo largo del día, y a la derecha el ratio de escritorios compartidos que resulta junto con la proporción de tiempo pasado en la sede o fuera.
Los cuatro perfiles tipo y su ratio de escritorios compartidos – elaboración de ARCHIlabs.
Un perfil Dedicado, que pasa gran parte del tiempo en su propio escritorio, necesita un ratio cercano a 1:1. Un perfil Dinámico, que trabaja fuera de la sede más del 65% del tiempo, puede llegar a 1:5 sin que nadie se quede nunca sin sitio. Aplicar la media a todos es precisamente lo que genera el caos que las empresas temen.
Cómo lo calculamos
El ratio no se estima a ojo: se mide. El recorrido es siempre el mismo:
- Encuestas y entrevistas para fotografiar el «día tipo» de cada equipo – presencia en la sede, actividades, herramientas.
- Perfilado: cada equipo se asigna a uno o más perfiles tipo.
- Ratio por perfil, ponderado sobre la plantilla real, para llegar al número global de la empresa.
El software propio de ARCHIlabs deriva el ratio de cada perfil a partir de los datos de la encuesta y lo pondera sobre la plantilla real: un método afinado a lo largo de más de veinte años y 2,7 millones de metros cuadrados de espacio diseñado.
Es un dato que nace de las personas. Por eso partimos siempre de una encuesta: es la manera más rápida de hacer emerger cómo se trabaja de verdad, incluidas las necesidades latentes que nadie declara de forma espontánea.
El error que hay que evitar
Los escritorios compartidos liberan metros cuadrados, pero esos metros cuadrados no deben simplemente recortarse: deben reinvertirse. Menos escritorios asignados significan una mayor necesidad de áreas de apoyo – salas de reuniones, cabinas telefónicas para las llamadas, áreas informales para la concentración y para el encuentro. Un ratio agresivo sin este equilibrio no ahorra: produce oficinas abarrotadas y personas descontentas.
El ratio, en otras palabras, no es un número que minimizar. Es el resultado de un proyecto que parte de cómo trabajan las personas y llega a un espacio capaz de habilitarlas.