Todo proyecto de planificación de espacios parte de una pregunta concreta: ¿cómo trabaja realmente este equipo? La respuesta no se encuentra en el organigrama, en el plano de la oficina existente ni en las expectativas de la dirección. Se encuentra en el día tipo – el dato base que capta la distribución real de las actividades, y que hace medible cada decisión de diseño posterior.
Perfil de un día tipo: actividades distribuidas en sectores proporcionales sobre la esfera de las horas. Siluetas: Riccardo Minelli, ARCHIlabs.
La instantánea: qué hace el equipo
A través de entrevistas y encuestas reconstruimos, equipo por equipo, la distribución de las actividades a lo largo del día: cuánta concentración individual, cuánta colaboración estructurada y cuánta informal, cuántas llamadas, cuánto tiempo fuera de la sede. No preguntamos «qué necesitas», sino «qué haces, cuándo, con quién». Esa diferencia produce datos que pueden sostener un proyecto. El resultado es un perfil de trabajo para cada función de negocio – una huella cuantitativa que dice al planificador de espacios cuántos lugares hacen falta, de qué tipo y en qué proporción.
EQUIPOS
- ADMINISTRACIÓN AFC
- RRHH
- CREATIVO ESTRATÉGICO
- VENTAS
- STAFF
- PRODUCCIÓN
Mapeo de los equipos de la empresa sobre dos ejes (yo/nosotros × remoto/presencia): cada equipo es una burbuja, dimensionada y posicionada sobre los datos de la encuesta.
La comparación con la dirección: qué debería hacer
El día tipo capta cómo ocurre hoy el trabajo. El paso siguiente es decidir su dirección: llevamos los datos de vuelta a la dirección y los comparamos con los objetivos de la empresa. Es esta comparación la que convierte el «cómo ocurre el trabajo» en «cómo debería ocurrir el trabajo». La dirección fija el modelo al que apuntar – más colaboración, más concentración protegida, más presencia o más flexibilidad – y el proyecto de espacio parte de ese modelo objetivo.
Del modelo al proyecto: escritorios compartidos, entornos de trabajo, distribución
Tres cálculos traducen el modelo en espacio. El primero es el ratio de escritorios compartidos: si un equipo pasa de media el 60% del día lejos del puesto de trabajo, no hacen falta tantos escritorios como personas. El segundo es la combinación de entornos de trabajo – qué áreas de apoyo hacen falta, cuántas y de qué tamaño. El tercero es la distribución global, que en una lógica ABW o de Community Based Design habilita comportamientos en lugar de limitarse a alojarlos. Saltarse la fase de encuesta significa dimensionar sobre supuestos: se acaba con puestos de trabajo vacíos, salas reservadas pero no usadas, espacios abiertos ruidosos diseñados para el silencio. Esos cálculos los realiza un software propio construido a lo largo de más de veinte años de superficie proyectada: es la herramienta que lleva los perfiles de los equipos hasta el dimensionamiento preciso de metros cuadrados y entornos de trabajo.