«Progettare l'ufficio per attività» lo dicono tutti. Ma lo spazio non è neutro: abilita o ostacola. E un ufficio activity-based disegnato a catalogo – tot phone booth, tot lounge – spesso ostacola: i booth restano vuoti, le scrivanie sempre piene, le aree informali diventano deposito. Il difetto è quasi sempre lo stesso: i luoghi vengono decisi senza misurare come si lavora.
Cos'è, in breve
Activity-Based Working significa che nessuno ha una postazione assegnata: l'ufficio diventa un insieme di luoghi diversi – per concentrarsi, collaborare, fare una call, incontrarsi – e ognuno sceglie dove stare in base a cosa sta facendo. Sulla carta libera spazio e dà flessibilità. Nella pratica funziona solo se quei luoghi sono dimensionati su come l'azienda lavora davvero.
I dati prima dei luoghi: la survey
Per noi un progetto ABW non parte da un layout: parte dai dati. Con interviste e survey ricostruiamo la «giornata tipo» di ogni team – quanta concentrazione, quanta collaborazione e di che tipo, quanto tempo fuori sede – facendo emergere le esigenze espresse e quelle latenti, quelle che nessuno dichiara ma che lo spazio deve comunque accogliere. Da lì sappiamo quanti luoghi servono, di che tipo e in che proporzione. È lo stesso dato misurato che governa il desk sharing ratio.
I sei profili tipo: a ogni mix di attività nella «giornata tipo» corrisponde un desk sharing ratio.
Dai dati ai work setting
Solo a quel punto disegniamo i work setting – gli ingredienti dello space planning. Per ogni attività individuiamo l'area che la rende possibile, comprese quelle che sembrano superflue e invece sono decisive. Lo spazio disegna i comportamenti delle persone, e la misura iniziale è ciò che rende questi luoghi davvero utilizzati.
Esempi di work setting: postazione operativa, phone booth, quiet room, sala riunioni, area lounge, tavolo di progetto, area informale.
Dall'attività alla comunità
L'ABW organizza lo spazio per attività. Il passo successivo è organizzarlo per le persone che lavorano insieme: è quello che chiamiamo Community Based Design. Prendiamo in prestito i modelli della città – la piazza, la strada, i luoghi dell'incontro – per dare forma al luogo in cui una comunità di lavoro si riconosce, si confronta e cresce.