Le tabelle con i "mq per persona" circolano da decenni nei capitolati e nelle guide di real estate. Il problema è che misurano una media astratta. Il fabbisogno di spazio per persona dipende da chi lavora, come lavora e per quante ore occupa davvero la postazione. Calcolarlo richiede dati.
Il profilo prima del numero
Non tutti i lavoratori di un'organizzazione usano lo spazio allo stesso modo. Un team commerciale fuori sede quattro giorni su cinque ha un'esigenza radicalmente diversa da un team di progettazione che lavora in presenza tutti i giorni. Per questo il primo passo non è definire quanti mq servono, ma profilare le persone: con interviste e survey ricostruiamo la giornata tipo di ogni team – quanto tempo si passa alla scrivania, quanta collaborazione avviene, quante call richiedono isolamento acustico – facendo emergere le esigenze espresse e quelle latenti. Quelle latenti sono spesso le più critiche per il dimensionamento finale.
BOMA come base oggettiva per l'efficienza
Una volta noti i profili, serve una misura condivisa per valutare lo spazio disponibile. Lo standard BOMA – con le sue categorie NOA (Net Office Area), NUA (Net Usable Area) e le aree di supporto e circolazione – separa in modo oggettivo ciò che è spazio di lavoro effettivo da ciò che è infrastruttura dell'edificio. Questa distinzione è la base su cui si valuta l'efficienza reale di un layout: un mq classificato come circolazione non è spazio perso, ma va conteggiato correttamente per non distorcere il dato finale sul fabbisogno per persona.
NUCLEO
GEA
GIA
NLA
NIA
NOA/NUA
Il desk sharing ratio cambia tutto
Il terzo fattore è l'occupazione reale. In un'organizzazione con presenza media del 60%, ogni postazione fissa assegnata viene usata poco più della metà del tempo. Applicare un desk sharing ratio corretto – ricavato dai dati di presenza, non da una stima – permette di ridurre le postazioni fisiche e reinvestire quei mq in work setting ad alta rotazione: aree di collaborazione, spazi per la concentrazione, aree di supporto che la survey ha identificato come carenti. Il risultato finale – mq per persona – è la somma di tutti questi livelli.
Il dato mq/persona non è un valore universale: il nostro software proprietario traduce i profili di lavoro rilevati dalla survey – attività, tempi e modalità di presenza – nella metratura e nei work setting specifici di quell'organizzazione.