«Open space sì o no» è la domanda sbagliata. L'open space è uno strumento, come un tavolo riunioni o una sala chiusa: funziona se è parte di un mix calibrato sull'uso reale degli spazi. Da solo – come unico ambiente – produce quasi sempre lo stesso risultato: persone che cercano alternative dove non ce ne sono.
Il problema non è l'apertura: è la mancanza di alternative
Nelle organizzazioni dove l'open space non funziona, il meccanismo è sempre simile: le persone hanno un unico ambiente disponibile, e in quell'unico ambiente devono concentrarsi, fare call, confrontarsi, isolarsi, collaborare. Il risultato è che nessuna di queste attività avviene nelle condizioni giuste. Il rumore è il sintomo più visibile, ma il vero problema è la mancanza di luoghi – phone booth, quiet room, sale di varie dimensioni, aree di supporto – che bilancino l'area aperta e rendano possibile ciò che l'open space da solo non può ospitare.
La domanda giusta: quale mix
Ogni team ha un'attività prevalente – e ogni attività ha bisogno di un contesto fisico specifico. Chi lavora in modo collaborativo e dinamico ha bisogno di apertura. Chi si concentra a lungo, gestisce documenti riservati o fa call frequenti ha bisogno di spazi chiusi o semi-chiusi facilmente accessibili. La proporzione tra aperto, chiuso e aree di supporto si ricava dalla composizione reale delle attività, non da una preferenza estetica o da una moda del settore.
I dati che determinano il mix: la survey
Per sapere quale mix serve, bisogna sapere come lavora l'organizzazione. Con interviste e survey ricostruiamo la giornata tipo di ciascun team: quali attività occupano più tempo, quale grado di concentrazione richiedono, quanto spazio per la riservatezza è necessario, con quale frequenza avvengono le call. Da lì dimensioniamo le aree – aperte, chiuse, di transizione, di supporto – in proporzione all'uso reale. Lo standard BOMA fornisce la base di misura per le superfici; i dati della survey stabiliscono la distribuzione funzionale. L'open space che emerge da questo processo è uno strumento dosato, calibrato sulla realtà di quella specifica organizzazione – lontano dal modello «superficie unica» che ha alimentato anni di scetticismo fondato.