Ogni progetto di space planning parte da una domanda concreta: come lavora davvero questo team? La risposta non si trova nell'organigramma, nella pianta dell'ufficio esistente o nelle aspettative del management. Si trova nella giornata tipo – il dato grezzo che fotografa la distribuzione reale delle attività, e che rende ogni scelta progettuale successiva misurabile.
Profilo di una giornata tipo: le attività distribuite in settori proporzionali sul quadrante delle ore. Sagome: Riccardo Minelli, ARCHIlabs.
La fotografia: cosa fa il team
Con interviste e survey ricostruiamo, team per team, la distribuzione delle attività nell'arco della giornata: quanta concentrazione individuale, quanta collaborazione strutturata e quanta informale, quante call, quanto tempo fuori sede. Non si chiede «di cosa hai bisogno», ma «cosa fai, quando, con chi». Quella differenza produce dati che reggono un progetto. Il risultato è un profilo di lavoro per ogni funzione aziendale – un'impronta quantitativa che dice allo space planner quanti luoghi servono, di che tipo e in che proporzione.
TEAM
- AMMINISTRAZIONE AFC
- PERSONALE
- CREATIVO STRATEGICO
- VENDITE
- STAFF
- PRODUZIONE
Mappatura dei team aziendali su due assi (io/noi × remoto/presenza): ogni team è una bolla, dimensionata e posizionata sui dati della survey.
Il confronto col management: cosa dovrebbe fare
La giornata tipo fotografa come si lavora oggi. Il passo successivo è deciderne la direzione: riportiamo i dati al management e li confrontiamo con gli obiettivi dell'azienda. È questo confronto a trasformare il «come si lavora» nel «come si vuole lavorare». La direzione fissa il modello verso cui andare – più collaborazione, più concentrazione protetta, più presenza o più flessibilità – e da quel modello-obiettivo parte il progetto dello spazio.
Dal modello al progetto: desk sharing, work setting, layout
Tre calcoli traducono il modello in spazio. Il primo è il desk sharing ratio: se un team trascorre in media il 60 % della giornata fuori dalla postazione, non servono tante scrivanie quante persone. Il secondo è il mix di work setting – quali aree di supporto servono, quante e in che dimensione. Il terzo è il layout complessivo, che in una logica ABW o di Community Based Design abilita i comportamenti invece di limitarsi a ospitarli. Saltare la fase di rilevamento significa dimensionare su ipotesi: si finisce con postazioni vuote, sale prenotate ma non usate, open space rumorosi progettati per il silenzio. Quei calcoli li fa un software proprietario costruito in oltre vent'anni di progettazione: è lo strumento che porta i profili dei team fino al dimensionamento puntuale di metri quadri e work setting.