Sempre più aziende vogliono ridurre il numero di postazioni: meno scrivanie assegnate, più spazio condiviso, metri quadri liberati. Il numero che governa questa scelta è il desk sharing ratio. Usarlo bene, però, richiede di capire prima come si lavora davvero – perché un ratio sbagliato non fa risparmiare: fa danni.
Cos'è il desk sharing ratio
Il desk sharing ratio esprime quante persone condividono una postazione. Il primo numero è la postazione, il secondo le persone: 1:1 significa una scrivania a testa (modello tradizionale); 1:1,5 significa due postazioni ogni tre persone; 1:3 una postazione ogni tre persone. Più cresce il secondo numero, più lo spazio è condiviso e più metri quadri si liberano.
Detto così sembra solo una leva per tagliare. In realtà è una scelta progettuale: indica quanto un'organizzazione è presente in sede, quanto lavora fuori e quanto le sue attività richiedono una postazione fissa anziché spazi diversi durante la giornata.
Non esiste un ratio: dipende dal profilo di lavoro
L'errore più comune è cercare «il» ratio giusto per tutta l'azienda. Ma un'azienda non è fatta di persone tutte uguali: è fatta di profili di lavoro diversi, ognuno con la propria presenza in ufficio e il proprio mix di attività. E ogni profilo ha il suo ratio.
Questi sono i quattro profili tipo principali che usiamo nelle nostre analisi. Per ciascuno, l'anello mostra come si distribuiscono le attività nella giornata, e a destra il desk sharing ratio che ne deriva insieme alla quota di tempo passata in sede o fuori.
I quattro profili tipo e il relativo desk sharing ratio – elaborazione ARCHIlabs.
Un profilo Dedicated, che passa gran parte del tempo alla propria scrivania, ha bisogno di un ratio vicino a 1:1. Un profilo Dynamic, che lavora fuori sede per oltre il 65% del tempo, può arrivare a 1:5 senza che nessuno resti mai senza posto. Applicare a tutti la media è proprio ciò che genera il caos che le aziende temono.
Come lo calcoliamo
Il ratio non si stima a occhio: si misura. Il percorso è sempre lo stesso:
- Survey e interviste per fotografare la «giornata tipo» di ogni team – presenza in sede, attività, strumenti.
- Profilazione: ogni team viene ricondotto a uno o più profili tipo.
- Ratio per profilo, ponderato sull'organico reale, per arrivare al numero complessivo dell'azienda.
Il software proprietario di ARCHIlabs ricava il ratio per ciascun profilo dai dati della survey e lo pondera sull'organico reale: un metodo affinato in oltre vent'anni e su 1,8 milioni di metri quadri progettati.
È un dato che nasce dalle persone, non da un foglio di calcolo astratto. Per questo partiamo sempre da una survey: è il modo più rapido per far emergere come si lavora davvero, comprese le esigenze latenti che nessuno dichiara spontaneamente.
L'errore da evitare
Il desk sharing libera metri quadri, ma quei metri quadri non vanno semplicemente tagliati: vanno reinvestiti. Meno scrivanie assegnate significano più bisogno di aree di supporto – sale riunioni, phone booth per le call, aree informali per la concentrazione e per l'incontro. Un ratio aggressivo senza questo bilanciamento non fa risparmiare: produce uffici affollati e persone scontente.
Il ratio, in altre parole, non è un numero da minimizzare. È l'esito di un progetto che parte da come lavorano le persone e arriva a uno spazio capace di abilitarle.