Metratura, posizione, canone: tre numeri che quasi tutte le aziende usano per scegliere uno spazio. Sono il punto di partenza giusto, ma i criteri che determinano se quello spazio funzionerà davvero stanno altrove – e nella maggior parte dei casi si valutano dopo che il contratto è firmato.
I criteri standard e i loro limiti
La superficie lorda dice quanto si paga. L'efficienza BOMA dice quanto si ottiene. Due spazi con gli stessi mq lordi possono offrire una superficie realmente utilizzabile molto diversa, perché cambia il peso di muri, nuclei e circolazione. Un'azienda che confronta due spazi solo sulla metratura lorda sta confrontando grandezze diverse. Il canone al metro quadro utile, calcolato sullo standard BOMA, è la misura oggettiva che permette il confronto.
I fattori che si pagano per anni
Oltre all'efficienza, ci sono variabili strutturali che non si leggono sul contratto ma condizionano l'uso dello spazio dal primo giorno. La profondità di pianta decide quanta luce naturale raggiunge le postazioni di lavoro e se un open space sarà abitabile o oppressivo. L'altezza degli ambienti incide sull'acustica e sulle possibilità impiantistiche future. La capacità impiantistica – dati, clima, potenza elettrica – determina il costo di adeguamento, che raramente è incluso nel canone. Questi fattori si vedono raramente in visita, ma si pagano per tutta la durata del contratto.
Lo spazio deve abilitare il modello di lavoro
Un criterio ancora meno utilizzato riguarda la compatibilità tra la configurazione dello spazio e il modo in cui l'azienda lavora. Uno spazio che prevede prevalentemente open space non è adatto a un team che trascorre il 60% della giornata in concentrazione individuale. Uno spazio senza aree di supporto adeguate – sale piccole per call, spazi informali, aree di transizione – non supporta la collaborazione anche se i mq ci sono.
Con interviste e survey ricostruiamo la «giornata tipo» di ogni team, facendo emergere le esigenze espresse e quelle latenti. Il dato dice se la configurazione dello spazio candidato – il mix di work setting e aree di supporto – è compatibile con il modello organizzativo reale. È lo stesso metodo che usiamo per dimensionare il desk sharing ratio. Applicato alla scelta dello spazio, evita di comprare mq che lo spazio non sa restituire.
Un criterio che si valuta spesso troppo tardi è chi gestirà la realizzazione. Affidarla a un team multidisciplinare consolidato – architetti, ingegneri meccanici ed elettrici, urbanisti – che segue anche direzione lavori, direzione artistica e collaudi evita i passaggi di consegna tra chi progetta e chi costruisce, dove di solito si perdono coerenza e controllo.